[책] 핵심만 말하는 법_야마구치 다쿠로 지음

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23.10.26일 업데이트

대답할 때도 요약이 필요하다

이것만큼은 꼭 말해야겠다는 생각의 유무

'그룹으로 나누기->우선순위 정하기->꼭 말해야 할 정보 결정하기'

쓸데없거나 불필요한 이야기는 상대방에게 잡음에 불과

 

핵심만 전달하는 3단계 요약의 기술

요약은 '정보 수집->정보 정리->정보 전달'의 단계를 거침

요약이 잘 됐는지는 이 중 마지막 단계에서 드러남

간혹 전달을 잘 하고 싶은 마음에 '정보 전달' 단계에만 집중하는 경우가 있는데 이는 근본적인 해결책이 아님

왜냐하면 전달은 요약하는 과정의 일부분에 불과하기 때문

 

요약의 기술

1. 정보 수집

생각, 의견, 예측, 가설과 같은 정보 수집

필요한 정보와 불필요한 정보를 노련하게 파악하고 머릿속에 남길 정보를 능숙하게 골라내야함

2. 정보 정리

잘 정리된 방처럼 정리

각 정보의 필요성을 잘 판단한 후에 불필요한 것은 쓰레기통에 버리고 필요한 것은 그룹으로 나눠 정리

이때 우선순위도 매겨야함

상대방에게 전달할 확률이 높은 정보는 문과 가까이, 낮은 정보는 방 안쪽에 두는 식

• 필요한 정보와 불필요한 정보를 파악
• 정보를 그룹으로 나눔
• 정보에 우선순위 매기기

3. 정보 전달

가장 중요한 것은 '간결하게' 전달 하는 것

이상적으로는 정보의 90%는 버려야함

무엇을 전달할지도 중요하지만 무엇을 전달하지 않을지를 정하는 것도 중요함

ex) 엘리베이터 피치(elevator pitch)

엘리베이터에서 중요한 사람을 만났을 때 자신의 생각을 전달하는 말하기

 

요약을 할 때는 그 목적을 명확하게 하는게 중요

-누구에게 전달할 것인가?

대상을 명확하게 정하는 것이 중요

(듣는 사람의 특징과 경향에 따라 이야기의 내용과 전달 방식을 재구성하고 단어 선택에 변화를 주면 훨씬 효과적으로 전달되기 때문)

이와 유사하게 자료를 읽는 사람은 누구인가?로 확장할 수 있음

각각의 타깃에 따라 같은 내용이라고 할지라도 구체적으로 전달 대상을 파악하면 요약 방식도 쉽게 정할 수 있음

 

하고 싶은 말 대신 듣고 싶은 말로

- '그 사람의 니즈는 무엇인가?'

니즈를 파악하는 가장 좋은 방법은 상대방과 이야기 하는 것

(알고 싶어하는 것, 기뻐할 일, 고민하는 것, 곤란해하는 일, 불안하게 여기는 것, 불만을 느끼는 것, 갖고 싶어 하는 것, 과제라고 느끼는 것, 흥미나 관심을 갖는 것, 즐거워하는 것, 하고 싶어 하는 것, 달성하고 싶은 목표나 꿈, 돈을 내서라도 갖고 싶은 것)

과 같은 정보를 모아 그 사람의 니즈를 파악

 

- 타인의 니즈는 시시각각 변함

그러므로 늘 상대방의 말, 표정, 어투, 상태를 주의 깊게 관찰하고 상대방이 '지금 원하는 것'을 살펴야 함

'1. 상대방의 니즈를 충족하는 정보/2. 상대방이 기뻐할 만한 정보/3. 내가 전달하고 싶은 정보' 의 우선순위로 대화

일방향이 아니라 쌍방향 요약이 필요함. 언제나 이야기 듣는 상대방을 의식할 것

 

반응은 추측하는 게 아니라 이끌어 내는 것

잘 전달하고 자신의 목적을 이루고 싶다면 상대방의 반응을 그저 상대방에게 맡겨 버려서는 안됨

-상대방의 오케이를 부르는 방법

어떤 일이든 구체적으로 상상할수록 실현하기 쉬움

ex) 세계적인 운동선수의 대부분이 머릿속으로 운동 동작을 그려보는 이미지 트레이닝을 한다는 사실에서도 확인할 수 있음

 

요약할 양을 확인하라

요약의 최종 목표는 '잘 전달하기'임

이를 위해서는 어떤 형태로 전달할지를 생각해야함

주어진 시간에 따라 요약의 양을 조정해야함.

주어진 시간이 비교적 긴 경우에는 '죽어도 꼭 말해야 하는 것'을 전달한 후 우선순위가 높은 순서대로 정보를 전달해 나가야함

 

-시간이 돈

시간을 헛되이 쓰는 것이 곧 기회 손실

자신에게 주어진 시간이 확실하지 않다면 상대방에게 "지금 2분 정도 통화 괜찮으신가요?" 같은 질문으로 상대방에게 '얻을 수 있는 시간'을 확인해야함

글쓰기도 마찬가지로,

써야할 글이 A4용지 몇 매 분량인지, 글자 수 400자 이내인지 등의 기준을 미리 확인해야함.

메일의 경우,

비지니스 메일은 필요한 정보를 제공하면서 간결하게 주고받는 것이 중요함.

그럼에도 불구하고 길이가 길어졌다면 미리 양해를 구한 후 별도로 작성한 문서를 첨부하는 등의 궁리가 필요

 

표정과 행동까지 요약해야 정확하다

들은 그대로 전달하는 것이 아니라, 관찰력을 통한 비언어 정보(눈, 표정, 목소리, 제스처)까지 요약해야함

 

적극적으로 의심하고 질문하라

좋은 요약을 하기 위해서는 정보의 질을 높이는 것이 중요

수동적인 태도에서 벗어나 정보에 적극적으로 다가갈 필요가 있음

적극적으로 다가가는 하나의 수단으로는 '스스로에게 질문하기'가 있음

-의심을 해소하는 '5W3H' 질문

5W : Who, What, When, Where, Why

3H : How, How many, How much

 

신뢰를 얻는 3가지 질문 '왜', '어떻게', '만약에'

why : 정보의 신빙성 높이기

how : 수단이나 방법론을 이끌어 냄 => 미래행동, 전개, 대첵 등으로 연결되는 정보가 될 수 있음

if : 아직 일어나지 않은 상황을 상상 => 행동지침이나 판단 기준이 될 수 있는 정보를 폭넓게 얻을 수 있음, 비지니스상으로 위험을 감수하는데 효과적임

 

확인은 닫힌 질문, 아이디어는 열린 질문

-닫힌 질문 : '예''아니오' / 'A''B'

-열린 질문 : 기획 A와 기획 B 각각에 대해 의견을 들려주시겠습니까?

 

맹신하는 태도는 독

• 인지 편향(Cognitive bias) : 누구나 가지고 있음, 사고가 한쪽으로 치우친 것

이는 좋은 요약을 방해하는 요인 중 하나-> 너무 강하면 정보를 정확하게 파악할 수 없기 때문에 주의가 필요

ex) A사가 급성장할 땐 A사의 방식을 무조건 긍정하고, 매출이 떨어질 땐 전체를 부정한다.

->결과의 좋고 나쁨을 과정의 좋고 나쁨으로 볼 수 없다.

신문에 나온 내용은 옳고, 기사의 댓글이 곧 여론이라고 믿는다.

->어떤 미디어든 정보를 일면적으로 보여 주는 것에 불과하다.

 

• 메타 인지력을 높여서 인지 편향을 막아라

메타 인지력 : 자신의 사고나 행동을 객관화하는 능력

메타 인지력이 낮은 사람

• 객관적으로 사물을 볼 수 없다.
• 시야가 좁다.
• 눈앞의 문제에 농락당하기 쉽다.
• 주로 감정적인 말과 행동을 한다.
• 어떤 일을 단기적으로 밖에 생각하지 못한다.
• 켜뮤니케이션 능력이 낮다(상대방의 감정을 생각하지 않고 말한다 등)

메타 인지력이 높은 사람

• 객관적으로 사물을 볼 수 있다.
• 시야가 넓다.
• 눈앞의 문제에 농락당하지 않고 해결책을 제시할 수 있다.
• 주로 이성적인 말과 행동을 한다.
• 어떤 일을 장기적으로 생각할 수 있다.
• 커뮤니케이션 능력이 뛰어나다(상대방의 감정을 고려해서 말한다 등)

메타 인지력을 높이는 법

1. 자신의 사고와 감정을 적는다(사고와 감정을 객관화)
2. 자신에게 일어난 사건을 적는다(사건을 객관화)
3. 무엇을 위한 행동인지 그 목적을 생각한다(자신의 행동을 객관화)
4. 자신의 말과 행동에 관해 제3자로부터 피드백을 받는다(자기 자신을 객관화)
5. 상대방은 어떻게 생각했을지 떠올리고 적어본다(상대방의 기분을 객관화)
6. 소설을 읽거나 영화를 본다(다양한 사람의 생각이나 감정을 접한다)

 

정보의 본질을 파악하라

본질 : 사물의 근본적인 성질이나 모습

본질을 파악하기 위해서는 관찰력과 통찰력이 필요

• 관찰력 : 어떤 것의 상황이나 모습 등 '눈에 보이는 정보'를 주의 깊게 보는 힘(줄기, 잎)
• 통찰력 : 눈에 보이는 정보를 토대로 '눈에 보이지 않는 본질'을 꿰뚫는 힘(뿌리)

비지니스 현장에서 문제나 과제에 대응할 대 본질을 파악하는 힘이 없다면 늘 효과가 미미한 임기응변으로 대처하기 쉬움

 

유추하는 능력으로 생각 확장

본질을 파악하면 좋은 점 중 하나는 '유추(analogy)의 활성화'

유추 : 이미 알고 있는 정보나 경험을 미지의 장르에 적용하는